Les éléments signalés en jaune sont à compléter avant la mise en ligne publique : identité du responsable, numéro de déclaration INPDP, hébergeur et localisation des données. Ils n’ont pas été inventés.
1Responsable du traitement
Le responsable du traitement est [raison sociale], éditeur de Sijilo, dont les coordonnées figurent dans les mentions légales. Pour toute question relative à vos données : [privacy@getsijilo.com].
Le traitement fait l’objet d’une déclaration auprès de l’Instance nationale de protection des données à caractère personnel (INPDP) sous le numéro [numéro de déclaration].
2Cadre légal
Sijilo traite les données à caractère personnel conformément à la loi organique n° 2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel, et aux textes pris pour son application. Le service est en outre conçu pour être compatible avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, qui s’applique de plein droit aux utilisateurs établis dans l’Union.
Un registre des traitements est tenu et une analyse d’impact est réalisée avant toute mise en production d’un traitement nouveau portant sur des données financières.
3Données traitées
Sur ce site vitrine
Le site ne comporte ni traceur, ni outil de mesure d’audience. Le serveur conserve des journaux techniques (adresse IP, page demandée, horodatage) pendant 90 jours au plus, à des fins de sécurité.
Le formulaire de contact est la seule collecte de ce site. Ce que vous y écrivez — nom, adresse e-mail, sujet, message — nous est transmis par courriel, aux seules fins de vous répondre, sur la base de votre demande. Le message est conservé dans notre messagerie le temps de traiter l’échange, et trois ans au plus à compter du dernier contact. Il n’est ajouté à aucune liste de diffusion et n’est communiqué à personne d’autre. L’adresse IP de l’envoi est retenue une heure au plus, uniquement pour limiter les envois automatisés. Écrire à l’adresse indiquée à côté du formulaire, depuis votre propre messagerie, aboutit au même endroit sans passer par ce site.
Dans l’application
| Catégorie | Exemples | Protection particulière |
|---|---|---|
| Compte | adresse e-mail, mot de passe (haché), numéro de téléphone vérifié, paramètres de langue, second facteur d’authentification | Secret du second facteur chiffré |
| Organisation | dénomination, adresse, matricule fiscal, logo, membres et rôles | Cloisonnement strict entre organisations |
| Documents | bénéficiaires, tireurs et tirés, libellés, numéros de chèque, montants, échéances, clients et fournisseurs, articles | Noms, libellés et numéros chiffrés champ par champ ; montants en clair pour les agrégats et quotas |
| Images capturées | photographies d’effets reçus, transmises par l’utilisateur | Traitement isolé, purge par défaut après 12 mois |
| Abonnement | plan, périodes, référence de paiement transmise par le prestataire, factures d’abonnement | Aucune donnée de carte ne transite ni n’est stockée par Sijilo |
| Journaux | connexions, impressions, actions sensibles, appareils | Adresse IP et navigateur hachés avec sel |
| Origine du compte | identifiant de clic publicitaire et étiquettes de campagne, uniquement lorsque l’inscription suit une annonce | Aucune adresse, aucune IP, aucun agent de navigation ; effacée au plus tard après six mois |
Les données figurant sur les documents produits (par exemple le nom d’un bénéficiaire) sont saisies par l’utilisateur sous sa responsabilité. Sijilo agit alors comme sous-traitant de l’organisation utilisatrice, qui en demeure responsable de traitement.
4Finalités et fondements
- Fournir le service : préparer, prévisualiser, imprimer et archiver les documents ; gérer les comptes, organisations et abonnements. Fondement : exécution du contrat.
- Sécuriser le service et prévenir la fraude : vérification du téléphone avant la première impression, détection de la réutilisation d’un numéro de chèque, traçabilité nominative des impressions, alertes de connexion. Fondement : intérêt légitime et devoir de vigilance.
- Respecter les obligations légales : facturation, conservation comptable, réponse aux réquisitions des autorités compétentes. Fondement : obligation légale.
- Vous informer sur votre abonnement (échéances, quotas, incidents). Fondement : exécution du contrat. Aucune prospection commerciale sans consentement explicite, révocable à tout moment.
Sijilo ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard et ne vend aucune donnée.
5Durées de conservation
La politique de conservation est appliquée par un traitement planifié, et non seulement documentée. Les durées par défaut sont les suivantes ; celles qui relèvent d’une obligation légale sont propres au pays d’établissement de l’organisation.
| Données | Durée |
|---|---|
| Documents préparés et imprimés | 3 ans après émission, puis purge |
| Factures émises et factures d’abonnement | 10 ans (obligation comptable et fiscale) |
| Journaux d’audit et d’impression | 5 ans ; ils survivent à la suppression du document par l’utilisateur |
| Journaux techniques | 90 jours |
| Images d’effets capturées | 12 mois par défaut, paramétrable ; les données extraites suivent la durée des documents |
| Compte inactif après fin d’abonnement | Rétrogradation au plan gratuit après 15 jours de lecture seule ; aucune suppression avant la fin des durées légales |
| Consentements | Horodatés et versionnés, conservés tant que le compte existe puis 5 ans |
6Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles aux seuls membres de votre organisation, selon leurs rôles, et au personnel habilité de Sijilo dans le cadre du support, par un mode d’assistance tracé qui n’expose pas le contenu chiffré en clair.
Sijilo fait appel à des sous-traitants liés par un accord de traitement des données, dont la liste est tenue à jour ci-dessous :
| Rôle | Prestataire | Localisation |
|---|---|---|
| Hébergement et stockage | [hébergeur] | [Tunisie ou Union européenne] |
| Paiement des abonnements | [Konnect, Paymee ou autre PSP] | Tunisie |
| Envoi d’e-mails transactionnels | [prestataire] | [pays] |
| Envoi de SMS de vérification | [prestataire] | [pays] |
| Supervision technique | [prestataire] | [pays] |
| Mesure des campagnes publicitaires | [régie, si la mesure est activée] | Hors Union européenne |
Tout transfert de données personnelles hors de Tunisie est encadré par la loi organique n° 2004-63 et, le cas échéant, soumis à l’autorisation de l’INPDP. Le site vitrine ne charge aucune ressource depuis un tiers : les polices de caractères sont servies par le site lui-même.
Lorsqu’une inscription suit une annonce, la régie publicitaire concernée peut être informée de la création du compte. Ce que nous lui transmettons alors se limite à l’identifiant du clic qu’elle a elle-même posé dans l’adresse, à la nature de l’événement et à son instant. Ni votre adresse e-mail, ni votre adresse IP, ni votre navigateur ne lui sont communiqués, et aucun script publicitaire n’est chargé dans nos pages. Vous pouvez demander à ce que cette information ne soit pas transmise, avant comme après votre inscription, en écrivant à l’adresse indiquée au point 1.
Sijilo peut être tenu de communiquer des données aux autorités judiciaires ou administratives compétentes, sur réquisition régulière. Une procédure interne documentée encadre ces demandes.
7Sécurité
- Chiffrement des communications (TLS) et chiffrement au repos ; chiffrement champ par champ des données les plus sensibles, avec une clé propre à chaque organisation.
- Authentification à deux facteurs, obligatoire pour les administrateurs et pour les comptes payants ; réauthentification avant toute action sensible.
- Aucune donnée de carte de paiement ne transite par Sijilo : le paiement s’effectue sur la page du prestataire.
- Moteur de rendu des documents isolé du réseau, sans accès sortant.
- Journalisation sans montant, sans bénéficiaire et sans numéro complet de chèque.
- Tests de sécurité et analyse des dépendances en intégration continue ; procédure de notification en cas de violation de données.
8Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement de vos données, ainsi que d’un droit à leur portabilité. Vous pouvez les exercer directement dans l’application ou en écrivant à [privacy@getsijilo.com]. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois.
- Portabilité : export complet de vos données au format JSON accompagné d’un PDF lisible, généré à la demande et téléchargeable pendant 24 heures par lien signé.
- Effacement : la suppression d’une organisation entraîne, après un délai de rétractation de 30 jours, la destruction de sa clé de chiffrement, qui rend ses données définitivement illisibles. Seules les données soumises à une obligation légale de conservation (factures, journaux d’audit) sont maintenues jusqu’au terme de leur durée.
- Réclamation : vous pouvez saisir l’INPDP (inpdp.tn) ou, si vous êtes établi dans l’Union européenne, l’autorité de contrôle de votre pays de résidence.
10Évolutions de cette politique
Cette politique peut être mise à jour pour suivre l’évolution du service ou de la réglementation. Chaque version est datée et archivée ; toute modification substantielle vous est notifiée dans l’application et par e-mail avant son entrée en vigueur, et votre acceptation est enregistrée de façon horodatée.